Vedtægter

§ 1 Foreningen hedder "Imladris - Danmarks Tolkienforening" og har hjemsted i Danmark.

§ 2 Imladris søger at udbrede kendskabet til J.R.R. Tolkien og hans værker samt at formidle oplevelser i forbindelse med disse.

§ 3 I den udstrækning medlemmernes initiativ og virkelyst tillader, vil foreningen afholde arrangementer; disse kan enten være åbne for alle interesserede eller kun for medlemmer. Arrangementerne kan være fysiske hhv. elektroniske, afhængende af arrangørens vurdering af formålstjenstlighed. Rådet kan søges om tilskud til aktiviteter, så som udgivelse af medlemsblade, afholdelse af særlige arrangementer mv.

§ 4 Enhver der er interesseret kan blive optaget som medlem. Medlemmer hæfter kun for foreningens økonomiske forpligtelser med deres kontingent. Hvis et medlem ikke har betalt kontingent, når fristen udløber, betragtes medlemskabet som ophørt. Udmeldelse på medlemmets initiativ kan til enhver tid ske ved skriftlig henvendelse til foreningens kasserer. Indbetalt kontingent tilbagebetales ikke.

§ 5 Rådet kan udelukke medlemmer, som modvirker foreningens arbejde, hvis alle rådsmedlemmer er enige om dette. Såfremt det udelukkelsestruede medlem sidder i Rådet, er vedkommendes samtykke ikke nødvendig for udelukkelse. Udelukkelse af et medlem skal godkendes på det efterfølgende Medlemsting, hvor udelukkelsen skal begrundes af Rådet. Det udelukkede medlem har ret til at deltage i mødet under Rådets begrundelse og til at argumentere for sin sag.

§ 6 Kontingentets størrelse fastsættes på Medlemstinget og betales forud om efteråret. Rådet fastsætter betalingsfristen.

§ 7 Foreningens øverste myndighed er Medlemstinget, hvortil alle foreningens medlemmer har adgang og stemmeret. Ordinært Medlemsting holdes hvert år i oktober eller november efter skriftlig indkaldelse med mindst 1 måneds varsel. Sammen med indkaldelsen modtager medlemmerne oplysninger om eventuelt indkomne forslag til dagsordenen. Sådanne forslag skal være Rådet i hænde senest 15. august. Under Medlemstinget vil der dog fortsat være mulighed for at fremsætte ændringsforslag.

§ 8 I de tilfælde hvor Rådet anser en afstemning per brev for at være den mest velegnede procedure, kan en sag afgøres på denne måde. Ved brevafstemning skal forslaget ud til samtlige medlemmer senest 1 måned før stemmefristen udløber.

§ 9 Dagsorden for det ordinære Medlemsting skal omfatte følgende punkter:

1) Valg af dirigent og referent, samt dirigentens godkendelse af eventuelle fuldmagter fra medlemmer.
2) Rådets beretning.
3) Gennemgang og afstemning om godkendelse af regnskab og budget.
4) Fastsættelse af kontingent for det følgende regnskabsår.
5) Indkomne forslag.
6) Valg af rådsmedlemmer og suppleanter.
7) Valg af revisor og revisorsuppleant, såfremt foreningen opkræver kontingent eller har formue.
8) Eventuelt.

§ 10 Medlemstingets beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal. Hvis et medlem kræver det, skal afstemningen være skriftlig. Der kan ikke tages beslutning om sager, som ikke er anført på dagsordenen. Medlemstingets beslutninger skal indføres i foreningens mødeprotokol.

§ 11 Ekstraordinært Medlemsting kan til enhver tid indkaldes af Rådet, eller hvis mindst en tredjedel af foreningens medlemmer kræver det. Senest to måneder efter at Rådet har modtaget et sådant krav med emne til dagsorden, skal tinget afholdes. Ekstraordinært Medlemsting indkaldes og forberedes som anført i § 7.

§ 12 For et år ad gangen vælger Medlemstinget 3 eller 5 medlemmer til Rådet, samt eventuelt suppleanter for disse. Hvis to eller flere rådsmedlemmer genopstiller, kan der højst vælges 3 nye medlemmer til Rådet ved samme Medlemsting. Medlemstinget beslutter, om der skal vælges suppleanter for rådsmedlemmerne; er der ikke valgt suppleanter, kan Rådet, hvis det bliver aktuelt, og der er enighed om det blandt de resterende rådsmedlemmer, udpege et medlem af foreningen til at overtage en post i Rådet. Det forudsættes, at det udpegede medlem accepterer valget. For et år ad gangen vælger Medlemstinget desuden en revisor og en revisorsuppleant; disse to må ikke være medlemmer af Rådet. Slutteligt konstituerer Rådet sig og vælger en kasserer.

§ 13 Rådet varetager foreningens daglige ledelse og holder rådsmøder efter behov. Rådsmøder kan foregå fysisk såvel som elektronisk. Ethvert rådsmedlem kan, med mindst 3 ugers varsel, indkalde til rådsmøde. Beslutninger i Rådet kan eventuelt træffes per brev eller telefon. Rådet kan i øvrigt overlade beslutninger vedrørende de enkelte ansvarsområder til de medlemmer af foreningen der normalt varetager disse ansvarsområder. Et rådsmedlem der er forhindret i at deltage i Rådets afstemninger kan i stedet afgive sin stemme via fuldmagt til et andet rådsmedlem. Til Rådets beslutningsdygtighed kræves stemmeflertal, samt at alle rådsmedlemmerne har haft mulighed for at afgive stemme, enten personligt eller via fuldmagt. Beslutninger der medfører, at foreningen påtager sig forpligtelser ud over sin øjeblikkelige formue kan ikke træffes af Rådet men alene af Medlemstinget. Rådet kan indbyde andre til, uden stemmeret, at deltage i rådsmøder. Hæveretten til foreningens bankkonto varetages af foreningens kasserer eller af to af de øvrige rådsmedlemmer til sammen.

§ 14 Regnskabsåret løber fra 22. september til 21. september. Kassereren skal mindst 2 uger før Medlemstingets afholdelse afgive regnskab og status for det forgangne år til revisoren, som kontrollerer regnskabet inden forelæggelsen for Medlemstinget. Revisoren skal tillige i løbet af regnskabsåret have adgang til at efterse regnskabet.

§ 15 Ændring af vedtægterne kan ske på ethvert Medlemsting, når forslaget er på dagsordenen, og når mindst to tredjedele af de afgivne stemmer er for forslaget.

§ 16 Beslutning om foreningens opløsning kan kun tages på et Medlemsting, hvor mindst halvdelen af foreningens medlemmer er til stede, og hvis mindst tre fjerdedele af de afgivne stemmer er for forslaget. Er mindre end halvdelen af foreningens medlemmer til stede, kan Medlemstinget sende forslaget ud til afstemning per brev. Ved brevafstemning kræves ligeledes, at tre fjerdedele af de afgivne stemmer er for forslaget. Medlemstinget afgør, hvad der skal ske med foreningens formue og ejendom, hvis det besluttes at opløse foreningen,

Således vedtaget ved Medlemstinget i Roskilde d. 24. august 2005.